Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.
Most kivételesen nem a WC papírra gondolunk, habár az utóbbi napok vásárlási trendje alapján úgy tűnhet, erre van leginkább szükségünk… 😀
A könyvelés alapjául szolgáló fizikai, papír alapú bizonylatokra gondolunk. A személyes távolságtartás miatt egyre nagyobb kihívást jelent a papír alapú bizonylatok ügyfelektől való beszerzése, és az otthonról dolgozó kollégákhoz való eljuttatása. Ehhez “A könyvelési bizonylatok áramlása” című cikkben adtunk néhány ötletet.
Szándékosan vitaindító kérdéseink ezzel kapcsolatban:
Biztos, hogy az irodában tárolt összes papírhoz hozzá kell férni?
Biztos, hogy a papírra minden esetben szükség van?
Biztos, hogy a papír a legjobb módja az ügyfél és a könyvelő közötti adatátadásnak?
Ugyanazok az információk, adatok papír nélkül is megérkezhetnek a könyvelőhöz?
Nézzük végig sorban az irodába papíron megérkező bizonylatokat.
Mi az, ami ebből tényleg csak az irodában, papíron érhető el? És mi az, aminek vannak alternatívái?
Bankszámla kivonatok: Kivétel nélkül az összes bankból letölthető elektronikus formátumban, ingyenesen. PDF, csv, xls, xml, stm, …- Bankkártyás online fizetőrendszerek elszámoló listái: (pl.: Barion, Borgun, PayPal, stb.) Kivétel nélkül az összes szolgáltatótól letölthető elektronikus formátumban, ingyenesen. PDF, csv, néha xls.
- POS terminálok elszámoló listái: Az összes szolgáltatótól beszerezhető elektronikus formátumban, ingyenesen. PDF, csv, néha xls.
- Csomagfutár utánvét listák: Az összes futárcég e-mailben küldi, elektronikus formátumban, ingyenesen. Főleg xls, néha PDF, csv.
- Online pénztárgép szalagok: Kinyerhetők a pénztárgépből elektronikus formátumban. (A pénztárgép típustól függően a kinyerés módja eltérő, esetenként nagyon macerás is lehet.) Főleg p7b vagy xml.
- Kimenő vevő számlák: Kivétel nélkül minden számlázó programból lementhető NAV XML formátumban, ingyenesen. Leginkább xml, néha csv vagy xls.
Szállító számlák: A NAV 2020. júliusra tervezett újítása révén ezek is elérhetőek lesznek elektronikusan. Addig ezek valóban csak papír alapon érhetők el. Erre a néhány hónapra van-e értelme komoly szkenner beruházásra? Ahol sok a külföldi szállító számla, ott elképzelhető, hogy megéri. Addig marad a fotózás vagy szkennelés.- Kézi számlák: Itt valóban szükség van a fizikai papírra, vagy annak a képére. Marad a fotózás vagy szkennelés.
Vegyük észre, hogy 8-ból 6 esetben még fotózni vagy szkennelni sem kell, hiszen egyből le tudja tölteni az ügyfél a könyvelő számára szükséges adatot. Összességében elmondhatjuk, hogy a papírhoz való ragaszkodás egy ugyan olyan megszokás, mint az, hogy az ügyfél nem akarja digitálisan küldeni az anyagot. Ez az a megszokás, amit most ez a jelenlegi járványhelyzet egy pillanat alatt elsöpör, és változásra kényszeríti egyszerre az összes iparágat. Az a minimum, hogy a fenti adatokat PDF, xls vagy csv formátumban küldje át az ügyfél.
Itt megállhatnánk, és nekiállhatnánk a monitor bal oldalán lévő PDF-en, xls-ben vagy csv-ben szereplő adatokat, a monitor jobb oldalán lévő könyvelő programba soronként begépelni. Ennél a robot munkánál reméljük mindenki többre tartja magát.
Lépjünk egyel tovább!
A cikk következő részében megvizsgáljuk a továbblépési lehetőségeket.
Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.
Ha hasznos volt neked ez az írás, akkor kérlek oszd meg a könyvelői Facebook csoportokban! Ne csak a rémhírek és a vírus terjedjen, hanem a segítség is. Ezt a linket másold be, és kérlek írd meg hozzá a véleményed: https://blog.adriana.hu/melyik-papirra-van-valoban-szuksegunk/
Ha egy Facebook posztból jutottál el ide, akkor kérlek írd meg az a poszt alá a véleményed!
Köszönjük, hogy segítesz, hogy minél több könyvelőnek segíthessünk.
