A papír utáni következő lépés

Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.

A cikk első részében megvizsgáltuk, hogy 8-ból 6 bizonylat típus esetén a papír kihagyható:

• Bankszámla kivonatok: Kivétel nélkül az összes bankból letölthető elektronikus formátumban, ingyenesen. PDF, csv, xls, xml, stm, …
• Bankkártyás online fizetőrendszerek elszámoló listái: (pl.: Barion, Borgun, PayPal, stb.) Kivétel nélkül az összes szolgáltatótól letölthető elektronikus formátumban, ingyenesen. PDF, csv, néha xls.
• POS terminálok elszámoló listái: Az összes szolgáltatótól beszerezhető elektronikus formátumban, ingyenesen. PDF, csv, néha xls.
• Csomagfutár utánvét listák: Az összes futárcég e-mailben küldi, elektronikus formátumban, ingyenesen. Főleg xls, néha PDF, csv.
• Online pénztárgép szalagok: Kinyerhetők a pénztárgépből elektronikus formátumban. (A pénztárgép típustól függően a kinyerés módja eltérő, esetenként nagyon macerás is lehet.) Főleg p7b vagy xml.
• Kimenő vevő számlák: Kivétel nélkül minden számlázó programból lementhető NAV XML formátumban, ingyenesen. Leginkább xml, néha csv vagy xls.
• Szállító számlák: A NAV 2020. júliusra tervezett újítása révén ezek is elérhetőek lesznek elektronikusan. Addig ezek valóban csak papír alapon érhetők el. Erre a néhány hónapra van-e értelme komoly szkenner beruházásra? Ahol sok a külföldi szállító számla, ott elképzelhető, hogy megéri. Addig marad a fotózás vagy szkennelés.
• Kézi számlák: Itt valóban szükség van a fizikai papírra, vagy annak a képére. Marad a fotózás vagy szkennelés.

Lépjünk egyel tovább!

A fenti bizonylatok nem csak PDF-ben érhetők el, hanem digitális, strukturált fájl formátumban is (pl. xls, csv, xml, stm, …).
Ez egytől egyig igaz az összes fent felsorolt, zöld pipás formátum mindegyikére. Az eredeti szolgáltatótól származó fájlok azon túl, hogy személyes kapcsolat nélkül is áramolhatnak, automatán is feldolgozhatók, és a könyvelő programba feladhatók!

Nézzük meg az alábbi ábrán, az adatok áramlásának folyamatát! Az ügyfél átküldi az anyagot a könyvelőnek, a könyvelő berögzíti a könyvelő programba kézzel, vagy használ helyette egy automata feldolgozó rendszert, mint az Adriana.

Első lépés:
Az ügyfél átküldi a fájlokat a könyvelőnek. Ez az, ami eddig nagyrészt papír alapon történt. Itt megy végbe most az a változás, hogy az ügyfél digitálisan küldi a könyvelőnek az anyagokat. De a zöld háttérrel jelzett adatok esetén (vevő, bank, csomagfutár utánvét, online bankkártya, POS terminál) ehhez nincs szükség sem fotózásra, sem szkennelésre, mert ezek a formátumok letölthetők PDF-ben. És a lényeg, hogy a PDF mellett ingyenesen letölthetőek strukturált fájl formátumban is (pl. xls, csv, xml, stm, …).

Második lépés:
Ha az ügyfél már amúgy is rákényszerült az anyagok digitális átküldésére, és nem akar a fotózással és szkenneléssel vesződni, akkor már plusz egy kattintással át tudja küldeni a strukturált fájl formátumban is (pl. xls, csv, xml, stm, …) az adatokat. A szállító és a kézi bizonylatok esetén sajnos a fotózást vagy szkennelést nem ússza meg az ügyfél, vagy marad a papírok postaládába dobálása.

Harmadik lépés:
A strukturált fájlformátumokból az Adriana teljesen automatán tudja könyvelni az adatokat (a könyvelő beállításai szerint). Természetesen ez már csak a könyvelőnek egy kényelmi funkció. A könyvelő dönthet úgy is, hogy kézzel is rögzíti mindezt a könyvelő programba, az eddig megszokott módon.

Mik az Adrianaval történő automata rögzítés előnyei?

• Nem kell könyvelő programot váltanod a fájl alapon érkező bizonylatok automatizált feldolgozásához.
• Az Adrianaval kiegészítve a Te könyvelő programod is tudhatja ugyanazt, amit egy online könyvelő program tudna.
• Nem kell minden bizonylat fajtára egy külön programot és külön logikát megtanulnod. Egy helyen, egyféle logikával és egyféle módszerrel tudod kezelni az összes bizonylat típust.
• Az Adriana Accounting szoftver segítségével az összes fenti, elektronikusan elérhető bizonylat – egyszeri paraméterezés után – automatikusan feladható a könyvelő programba.
• A feldolgozás stabil, biztos adatforrásra épül, hiszen a fájlokat a szolgáltatók biztosítják. A 8-as mindig 8-as lesz, nem olvassa véletlenül 0-nak a szkenner.
• A feldolgozási folyamatot 2016 óta fejlesztjük, finomítjuk, és több száz könyvelő használja napi szinten, több ezer cég könyvelésére.
• Jelenleg 13 könyvelő programba tudunk betölteni. Ezek a következők: RLB-60, RLB Hálózatos, Regram, Infotéka Kontír.NET és Kontír FB, Novitax, Navision, ComboSoft, SUP, Apolló, CashMan, IMA, és hamarosan a TEN-SOFT.
• Ha a Te könyvelő programod még nincs rajta a listán, akkor kérlek szólj nekünk, és mindent megteszünk a lehető leghamarabbi összekapcsolás érdekében.
• Az automatizált feldolgozás a kézi rögzítésnél gyorsabb, hatékonyabb, kevesebb hibával dolgozik, és otthonról is használható.

Mi úgy gondoljuk, hogy a jelenlegi helyzetben, amikor annyi minden más változik, az Adriana a legkisebb változással, legkevesebb erőfeszítéssel alkalmazható megoldás, ami a legnagyobb eredményt hozza. 4 óra megtanulni. Lehetővé teszi az ügyfelektől bekért digitális fájlok automata feldolgozását, és lehetővé teszi az otthoni munkavégzést. Mindezt úgy, hogy kimarad belőle a könyvelő program váltással járó rengeteg, előre nem látott probléma, kérdés és kockázat.

Mi lesz a szállítóval és a kézi bizonylatokkal?

Akinek ez valóban óriási mennyiség és megterhelés, az összes többi (fent leírt) egyszerűen automatizálható bizonylat rögzítéséhez képest, ők már valószínűleg léptek ezügyben. Akik még nem léptek, nekik már érdemes inkább megvárni a NAV 2.0 számla adat szolgáltatás indulását júliusban, és majd onnan visszakérni a szállító számlák adatait. Vagy már előre felkészülve, most is bevezethetnek olyan rendszereket, mint a Cashbook, Quick vagy Billcity, amik többek között például a szállító számla képek könyvelőhöz eljuttatását könnyítik meg az ügyfél számára. Ezek a szoftverek júliustól kezdve még hasznosabbak lesznek. Az Adriana, ami minden más bizonylat típus egységes feldolgozását adja egy rendszerben, a Cashbookkal lesz a legjobban integrálva.

Mi lesz az online pénztárgépekkel?

Ezekre néhány hónap múlva egy nagyon szép megoldást fog adni az Adriana, és ugyanabban a logikában és folyamatban lehet majd az online pénztárgépeket is könyvelni, mint minden más bizonylatot már most is. Addig pedig, akinek már ez ma is egy kényelmetlen és nagy probléma, ők egyesével, pénztárgépenként tudják lementeni a napi zárókat. Ez most macerás, de megoldható. Az Adriana ezeket jelenleg is feldolgozza már. Az ügyfeleink jellemzően nagyobb bolthálózatok esetén használják ezt a funkciót jelenleg.

Az Adriana bevezetésével nem maradok le valamiről?

Az Adrianat az automata kontírozásra, automata párosításra (kipontozásra) hoztuk létre 2016-ban. Csak erre a két területre koncentrálunk, és a lehető legtöbb formátummal beolvasásának lehetővé tételére. Jelenleg több, mint 70 formátumot lehet az Adrianaval beolvasni 13 könyvelő programba.

Gondolj bele, hogy ha egy könyvelő program nekiállna ugyan ezeket a funkciókat fejleszteni, akkor valójában nekik ugyan azt a munkát kellene elvégezniük, amit mi 2016 óta folyamatosan csinálunk. De a könyvelő programnak emellett ott van még a könyvelő program összes funkciójának fejlesztése, és a folyamatos törvényi változások követése. Emiatt mi úgy látjuk, hogy az általunk adott minőségben egyetlen könyvelő program sem fogja tudni tartani a tempót velünk az automata kontírozás és kipontozás biztosításában és a formátumok ilyen széles körének nyújtásában. Ezért is dönt egyre több könyvelő program úgy, hogy integrálja a saját szoftverébe az Adrianat. Így mindenki azt csinálja amiben a legjobbat tudja adni a könyvelőknek. A könyvelő iroda a legkevesebb újdonsággal és változással jut hozzá a modern felhő alapú technológiák előnyeihez. Így valósul meg az, hogy 10x annyi eredményt tudnak elérni az ügyfeleink ugyan annyi emberrel.

Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.

Ha hasznos volt neked ez az írás, akkor kérlek oszd meg a könyvelői Facebook csoportokban! Ne csak a rémhírek és a vírus terjedjen, hanem a segítség is. Ezt a linket másold be, és kérlek írd meg hozzá a véleményed: https://blog.adriana.hu/a-papir-utani-kovetkezo-lepes/
Ha egy Facebook posztból jutottál el ide, akkor kérlek írd meg az a poszt alá a véleményed!
Köszönjük, hogy segítesz, hogy minél több könyvelőnek segíthessünk.