Pár napja, a Könyvelők Klubjában kérdezte egy kolléga, hogy egy belső könyvelés elindításához milyen nyilvántartásokat, adatokat kérjen el a külső könyvelőtől. Mint annyi más esetben, itt sincs általános megoldás és végül is minden válasz jó válasz, ezért inkább azt mutatom meg, hogy csinálj sajátot.
Könyvelők vagyunk, így leellenőrizzük a munkánkat.
Könyvelők vagyunk, így mások munkáját is leellenőrizzük.
Könyvelők vagyunk, így ragaszkodunk a saját megoldásainkhoz.
Könyvelők vagyunk, így szeretünk gyorsan, hatékonyan és szervezetten dolgozni.
Könyvelők vagyunk, így ki tudjuk alakítani a saját folyamatainkat.
Könyvelők vagyunk, így tudjuk, hogy a folyamatok az ellenőrző listáink összessége.
Könyvelők vagyunk, így tudjuk, hogy az ellenőrző listákban általában ezeket érdemes feljegyezni:
● Mi a feladat?
● Ki fogja elvégezni?
● Van-e sorrend, vagy további ellenőrzőlista?
● Hogyan kell csinálni?
● Mikor kell megcsinálni?
Oké, elsőre úgy tűnik, hogy mindent fontos kérdést feltettünk ahhoz, hogy jó ellenőrzőlistát (folyamatot) rakjunk össze, pedig nem. Az első, teljesen saját kútfőből összerakott ellenőrző listám, a záráshoz készült. A kettős zárás lépésről lépésre nevű fájlt, apró változásokkal, lassan 20 éve használjuk. Amikor elsőnek nekiültem a korábbi gyakorlatot követtem, elkezdtem ötletelni, hogy milyen dolgokat kellene ellenőrizni és azt milyen lépésekben végezném el. Maradjunk annyiban, hogy ez piszok fárasztó volt. Általában amikor leültem, hogy most kitalálom és végre teljes lesz a lista, olyankor nem jutott eszembe semmi. A heuréka pillanat, mint annyiszor most is mosogatás közben tört rám (ha szeretnéd felszabadítani a kreatív energiádat érdemes valami teljesen más dologgal foglalkozni, amitől beindul az agyad). Mi lenne, ha a feladatokat (ellenőrző listát, folyamatot) az elvárt eredmény alapján készíteném el?
Mivel a kétezres években jártunk, így nem volt lehetőségem megkérdezni a Chat GPT-t, mi a jó válasz, amihez utána a jó kérdéseket is fel tudom tenni. Ezért arra törekedtem, hogy legyen egy végső válasz (vagy kérdés), amihez a lehető legtöbb kérdést (feladatot) hozzá tudom rendelni. Ez mondjuk a zárás esetében: a mi kell a megbízható, valós képhez? Erre a válasz, jobb esetben, hogy a beszámoló minden sorát alá tudjuk támasztani leltárral. Ezt követően 1-9 számlaosztályhoz kapcsolódóan felsoroltam mi az alátámasztó dokumentum, meghatároztam, hogy milyen sorrendben kell vizsgálnom a számlaosztályokat, milyen előfeltételek teljesülését kell biztosítanom… Ami fontos, hogy a végső választól akár főkönyvi szám mélységig bonyolítható egy ellenőrzőlista (folyamat), viszont érdemes úgy összeállítani, hogy ne egy eredmény teljesülésbe sűrítsük be egy teljes üzleti év összes munkáját. Ezért, ha úgy látjuk, hogy egy ellenőrzőlista túl részletes, túl “mélyre megy” érdemes egy új folyamatot nyitni neki. A zárásnál maradva a tárgyi eszköz szintetika-analitika ellenőrzése itt történik, de az amortizációs politika kialakítása már egy másik feladatkör.
Ja és még egy! Woody Allen szerint bármely egyszerű probléma megoldhatatlanná fejleszthető, ha eleget gondolkodunk rajta. Ez a könyvelés esetén hatványozottan igaz, ráadásul egy sikeres ellenőrzőlista megléte arra sarkall bennünket, hogy újabbakat állítsunk elő. Ezért – a teljesség igénye nélkül – pár ötlet, hogy mikor érdemes új ellenőrzőlista kialakításán gondolkodni:
● elmaradt határidők,
● miattunk kiszabott bírságok, bennünket terhelő kártérítések,
● sikertelen, hibás munka,
● ritkán felmerülő feladatok,
● bonyolult, összetett feladatok,
● sok lépésből álló, több személyt érintő feladatok,
● több személy közötti kommunikációhoz kötődő folyamatok.
Végül talán még a programokról. Az elmúlt pár év eredménye, hogy a digitalizáció ránk rúgta az ajtót és olyan folyamatokat hozott az életünkbe, amire a korábbi gyakorlatokban nem volt megoldás. Így lett az életünk része a NAV online adatközléséből származó adatok sokasága, a cégkapu és az ügyfélportál jól, rosszul feldolgozható információk. Ezzel együtt kezdődött a kanosszajárásunk, hogy megtaláljuk a Szent Grált, a könyvelői CRM-t, a Programot, Amiben Mindent is Tudunk tárolni. Sajnos, ki kell ábrándítanom mindenkit. Olyan megoldás nem készült, amivel az irodai folyamatok (ellenőrzőlisták) teljes körűen automatizálhatóak. Sőt az álmoskönyvek szerint nem jó ómen kialakult folyamatok nélkül automatizálni. Ezért első lépésként legyen meg a hogyan, aztán azt illesszük hozzá vagy egy általános feladatkezelő megoldáshoz vagy egy könyvelői piacra készült célszoftverhez.
Ha te is olyan vagy, hogy először elolvasod a könyv utolsó pár oldalát, hátha kiderül belőle minden, akkor címszavakban:
● a jól használható ellenőrzőlista kulcsa az elvárt eredmény meghatározása,
● ez nem űrhajó röppálya számítás, ne várj a tökéletest létrehozására fecséreld az időt, hanem kezdd el használni, amit kitaláltál és menet közben javítsd (ha kell),
● ismerd a feladatokat, sorrendjüket, fontosságukat,
● előbb legyen saját rendszered, mielőtt automatizált egy szoftverben.
Végül bedobom ide a mi megoldásunkat a korábban már működő kettős könyvvitelű cégek átvételéhez kapcsolódó dokumentumok listájáról 😉
