Rövidesen érkezik Adriana nagy összefoglalója a könyvelőprogramokat segítő ügyviteli alkalmazásokról. Addig is egy kis személyes eszmefuttatás arról, hová jutottunk a tescos zacskóban érkező könyvelési anyagoktól.
Ha csak félig lenne a pohár, úgy kezdenénk, hogy nincs tökéletes megoldás, sőt gyakorlatilag jó megoldás se. A Digiméter felmérése és az ebből született publikáció alapján a COVID-dal beindult digitalizáció lassan lecseng, és a hazai kisvállalkozók lassítanak (pontosabban satuféket nyomtak) az eddigi törekvéseken. Teszik ezt annak ellenére, hogy magánszemélyként okostelefont és közösségi médiát növekvő ütemben használunk, fogyasztunk.
Közben könyvelőként látjuk, hogy a hatósági innovációk hatására jelentősen átalakult az, amit könyvelésnek hívunk. Egyre több alkalommal találkozunk azzal, hogy a könyvelési anyag elektronikusan érhető el, hogy az ügyfél és a könyvelő közös rendszert használnak, hogy a korábban papírillatú és mappáktól roskadozó polcok foghíjasak, ne adj Isten, fotelekre lettek cserélve.
Azt sem szabad elfelejteni, hogy még csak most lesz három éve, hogy minden belföldi vállalkozás által kiállított számla lekérdezhető az adóhatóság rendszeréből, mégis kitörölhetetlen eszközévé vált a bizonylatok rögzítésének az így elérhető adat. Ezzel együtt járt, hogy nem csak a NAV-tól lekérdezhető adatot, de egyre gyakrabban a könyvelés alapját képező bizonylatokat sem látjuk fizikai formájukban. A papír alapú dokumentum helyett számlaképről beszélünk, amit a dossziékban tárolt társához hasonlóan valahol rendezett, iktatott, visszakereshető formában kell kezelnünk.
Digitális Bizonylatkezelés
A fizikai bizonylatkezelésnél használt formulák nagyrészt átültethetők a digitális helyzetekre. Mindkét esetben jó, ha a könyvelési program adataival iktatószámon keresztül összekötésre kerülnek, segíti a munkát, ha egyértelmű, hogy melyik gazdasági esemény adatát melyik mappában (könyvtárban) keressük. A további teendőket érdemes színes, szagos címkékkel megjelölni. Ami vita tárgyát képezheti, az az anyagok befogadásának, tárolásának és ügyféllel való megosztásának módja. Nézzük ezeket!
Technikailag nincs akadálya annak, hogy e-mailban fogadjunk könyvelési anyagot, sőt talán ez az első és legegyszerűbb módja. A kapcsolat már létező, a felület tökéletesen alkalmas az adatok fogadása mellett egy egyszerűbb feladatkezelésre is. Erre akár az olvasott/olvasatlan, akár megfelelő almappák kialakításával (könyvelt/nem könyvelt) vagy címkék segítségével (ahol a cég neve, a feladat, stb.) is megadható. Hátránya, hogy nehéz iktatni a beérkezett bizonylatokat, nehéz kiszűrni a duplán küldött adatokat, a leveleket nem lehet több mappában szétosztani, sőt az ügyféllel való közös adatkezelés is nehézkes. Abban az esetben, ha a bizonylatokat emailben fogadjuk, de a tárolásuk és kezelésük máshol történik, már egy szintet tudunk is lépni.
Saját gép/saját szerver
Pár éve nem belépő szintű cuccként gondoltunk volna arra, hogy szkennelést követően egy mapparendszerben kerül elhelyezésre a könyvelési anyag. Az előny egyértelmű. A rendszer jobb esetben zárt, az adatok digitálisan elérhetőek, megfelelő segédprogrammal bárhol és bármikor megtekinthetőek a könyveléshez szükséges számlaképek. Talán ugyanezek a hátrányok is. A bizonylatok feltöltése minden esetben beavatkozást igényel. A digitálisan érkező anyagokat át kell zsilipelni a saját meghajtók megfelelő mappájába. Biztosítani kell, hogy a felhasználók megfelelő jogosultság birtokában módosítani, kezelni tudják ezeket. Ami elmarad, az az interaktivitás, tehát ezen a felületen sem biztos, hogy megoldható az ügyfél bevonása akár a bizonylatok “leadására”, esetleg a közös feldolgozásra. Még egy, szerintem sokak által elfelejtett probléma van a saját kezelésben lévő informatikai rendszerekkel, ez a sérülékenységük. A megfelelő frissítés, mentés, biztonsági háttér kiépítés komoly rendszergazdai hátteret kíván.
Felhő megoldások
Ha nem célszoftverre vadászunk, akkor a saját gépen tárolás legjobb alternatívája valamely felhő szolgáltató rendszerében kialakított struktúra. Általános célú hazai megoldás sajnos nem elérhető, de több olyan külföldi rendszer van a piacon, ami magyar nyelven is, akár egy nagyobb könyvelőiroda igényeit is tökéletesen kielégíti. Elsőként kiemelendő előny, a saját gépeken történő tárolással szemben, a biztonság. Nem csak a folyamatos mentés, a beépített vírusirtó, de a többszintű jogosultságkezelés is ide tartozik. A saját mappa struktúra, a rugalmasan növelhető tárhely, a különböző kiterjesztésű állományok kezelése – alapkövetelmény, ezt saját fejlesztési felület, elérhető applikációk és asztali/mobil alkalmazások színesítik. Hátrányként mindenképp a személyre szabhatóság nehézségeit, a működtetéshez szükséges folyamatok kialakítását, könyvelőprogramokkal történő integrálhatóság hiányát és nagyobb irodák esetében vezérlőpult létrehozásának nehézségét gondolom. A nagyobb rendszerekről, a kiválasztás módszeréről összefoglalót itt értek el.
Könyvelést Támogató Rendszerek
A könyvelői piac szerencsés helyzetben van, ha a gazdasági eseményeket alátámasztó bizonylatok tárolására keres hazai fejlesztésű megoldást. A NAV által diktált digitalizációs tempó egyik nagy előnye, hogy a belföldi adóalanyok által kiállított bizonylatok egy jelentős része fix adatstruktúrában a kiállító és befogadó adóalanyok részére elérhető. Ebben a nagyobb számlázórendszerek (szamlazz.hu, Billingo, Innvoice), a könyvelőprogramok (IMA, QualitySoft) mellett önálló ügyviteli megoldások is meglátták a fantáziát. Mivel a hazai igényekre készültek, így a NAV online adatok elérése alap, ezt több helyen OCR alapú felismeréssel támogatják, így a számlaképeket nem kézzel kell a NAV adattal összekapcsolni. További előny, hogy az adatimport fogadására kész könyvelőprogramokkal összekapcsolhatóak, ezzel is gyorsítva a könyvelés folyamatát. Ugyancsak alap elvárás, hogy a bizonylatok több formában (közvetlen feltöltés, Google Drive, email) érkezhetnek, valamint az ügyfelekkel történő közös munkát is támogatják.
Ez a sort színesíti az Adriana Connect nevű megoldása, amely a pénzügyi bizonylatok kezelésére kínál – jelenleg egyedüliként – hasonló megoldást.
Jó Tanács a Kezdetekhez
Ahol érdemes elkezdeni, az a könyvelőprogramod. Hiszen, ha könyvelőként szeretnéd elfelejteni a papíralapon kezelt bizonylatokat, elsőként azt kell/érdemes megnézni, hogy az általad használt könyvelőprogram melyik rendszerekkel és megoldásokkal kompatibilis. Ezt követően érdemes a kialakult folyamatokat átnézni, hol és mit fog változtatni a digitális adatkezelés. Ha ezekkel megvagy, utána válassz rendszert. Ehhez a legtöbb cégnél workshopokat, bemutató videókat találsz, de érdemes a felhasználói kört is megkérdezni a könyvelői csoportokban.
Ez a bejegyzés segít átlátni a digitális könyvelés jelenlegi állását és lehetőségeit, hogy könnyebben találj megfelelő megoldást a saját igényeidhez. Ha kérdésed van, ne habozz megkeresni minket, szívesen segítünk eligazodni a digitális könyvelés világában!
