Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.
Ez a “Milyen sorrendben vezess be új szoftvereket?” című cikk folytatása. Érdemes először azt elolvasni, és csak utána folytatni itt.
Mindenki a saját következő lépését hozza most előre
A távoli munkavégzés bevezetése, a hatékonyság növelése, a személyes érintkezés minimalizálása érdekében most olyan módszerek, digitális eszközök bevezetésére kerülhet sor, amelyeket már régóta halogattatok, vagy a megszokott ügymenetben még hónapokig, évekig nem léptetek volna meg.
Ez nem csak a könyvelőkre igaz, a gazdaság más területein is pont ez történik.
A pedagógus társadalom 1 hét alatt olyan digitális eszközök kipróbálására és használatára kényszerül, amelyeket a megszokott mindennapokban lehet, hogy még évekig nem alkalmaztak volna. Ezek az eszközök eddig is elérhetőek voltak, egy részük ingyenes, egy részük fizetős. Eddig egyszerűen nem voltak rákényszerítve a használatukra, most pedig egyik napról a másikra bevezetik ezeket.
Fontos, hogy ettől még nem írják át az alaptantervet, és nem most kezdenek el teljesen új dolgokat oktatni sem. Sőt, nem bontják le az iskolaépületeket sem, csak azért mert távolról is tudnak oktatni.
Ragaszkodnak az alapokhoz, és a szükséges kiegészítést teszik meg, hogy hatékonyan működhessenek a jelen körülmények között is.
Habár jó lenne, ha ez a válság elég lenne ahhoz, hogy a teljes könyvelést egyből a felhőbe tereljük, szerintünk csak arra lesz elég, hogy elgondolkodjunk a digitalizáció fontosságán, és mindenki megtegye a számára következő lépést ebbe az irányba. Lehetséges, hogy néhány helyen ez valóban a jól megszokott könyvelő program lecserélését jelenti. Mi azonban úgy látjuk, hogy a legtöbb könyvelőnek a válság első heteiben nem az az első gondolata, hogy a jól megszokott alap rendszereit leváltsa.
Minden irodának a saját következő lépését kell a tervezettnél korábban meglépnie
Ha valakinek ez éppen a könyvelő szoftver leváltása, akkor neki az. Ez általában nem egy hirtelen felindulásból tett változtatás, hanem egy átgondolt, megfontolt döntés eredménye. Ha az irodád már fel van rá készülve, mert amúgy is ezt tettétek volna, és már korábban meg is terveztétek az átállás lépéseit, akkor a hirtelen beköszönt vírusos helyzet sem lehet ennek akadálya. Azért gondoljátok át, hogy az irodán belüli kommunikáció hogy lesz megoldva, és a képernyő megosztásos szoftvereket mennyire használjátok magabiztosan. Erről szólt ennek a cikknek az első része.
Mi úgy látjuk, hogy a könyvelő irodák nagy többségének nem ez a következő lépés.
Szerintünk a legtöbb könyvelőnek a következő lépés az lehetne, hogy a biztos bejáratott rendszereire építve, azokat a szükséges kiegészítéseket teszik meg, amelyekkel alkalmassá teszik az irodát a jelen körülmények közötti hatékony üzemelésre.
Nekik a következő lépés tehát az, hogy felturbózzák a meglévő rendszerüket ingyenes és fizetős kiegészítőkkel. Olyan szoftverekkel, amik alkalmassá teszik a távmunkára, az adatok érintésmentes feldolgozására, telis-tele az automatizmusokkal és a modern, felhő alapú működés előnyeivel. Szerencsére ehhez nem szükséges könyvelő programot váltani.
A kisebb változtatások előnyei krízis helyzetben
Nézzük át egy átlagos irodában milyen előnyei vannak, ha megmaradnak a meglévő könyvelő program használatánál, és távoli asztalos, képernyő megosztásos és az automatizálást elősegítő kiegészítő szoftverek használatát vezetik be hozzá:
- Nem kell hirtelen sem túl sok, sem egy túl nagy új szoftvert megtanulni használni, csak a legszükségesebb néhányat. Azokat is csak egy-egy cél feladatra.
- Megússzák egy elhamarkodott szoftver csere kockázatát. Főleg ha a könyvelő iroda alap rendszeréről, a könyvelő programról van szó. Sajnos végignéztünk már jópár olyan irodát, ahol fél év után visszaálltak a korábbi könyvelő programra. Így ők kétszer mentek végig a váltással járó összes kínon.
- Nem lehet elég alaposan előre felmérni, hogy az összes könyvelt cég esetén hogy fog működni a könyvelés egy új könyvelő programban. Szerintünk nem egy krízis helyzet erre az ideális időpont.
- Egy új könyvelő programról nem tudni előre, hogy mi az amit máshogy fog kezelni mint a ma már megszokott program. Ezt nyugodt időkben érdemes kitapasztalni.
- Nem kell felkészülni arra, hogy új fajta problémák fognak fellépni, és a korábbi megszokott módtól eltérő lesz az új szoftverben jónéhány dolog.
Szerintünk lesz elég kihívása a könyvelőknek a távoli munkavégzéssel, és az ügyfelek digitális adat- és fájlátadásra terelésével. Ez elég nagy falat egyszerre így hirtelen. Emellett szerintünk nem biztos, hogy pont ez a legjobb alkalom bevállalni az alap programotok váltást.
Kik vannak most előnyben?
Most jön ki azoknak az irodáknak az előnye, akik korábban lépték meg a digitalizáció útjára lépést. Akinek a távoli asztal, a képernyő megosztás, az ügyfelektől digitális adat- és fájlátadás, a felhő alapú szoftverek nem újdonság. Akiknél ezek már ma is a napi rutin része, ők most óriási előnyben vannak. Nekik ez a járványhelyzet egyszerűen csak annyit jelentett, hogy nem mennek be az irodába, és minden megy tovább a megszokott rend szerint, otthoni munkavégzéssel is, pont úgy, mint előtte.
Mi ebből a nagy tanulság későbbre?
Ebből azt a leckét érdemes leszűrni, hogy jobb akkor változtatni, amíg még nincs külső kényszerítő erő. Ha már egy külső kényszer hatására kell változtatni az iroda működésén, akkor már baj van. A mai helyzeten ez nem változtat semmit, viszont a jövőre nézve egy fontos tanulság a hasonló kényszer helyzetek elkerülése érdekében. Például a NAV 2.0 online számla adat szolgáltatás bővülése is ilyen lesz júliustól. Amelyik cég július elsején kezd ismerkedni az online számlázással, hasonló kínokat fog átélni. Érdemes korábban átállni minden újdonságra, mielőtt az kötelező lenne.
Mit tegyél most?
A könyvelők digitalizációjához az ügyfelek partnerségére, támogató hozzáállására és közreműködésére szükség van. Az új kommunikációs és anyag átadási szokások megalapozására kiválóan alkalmas ez az időszak, hiszen a fizikai, papír alapú információ közlést most háttérbe kell szorítanunk. Ehhez mindenkinek alkalmazkodni kell, tehát az ügyfeleknek is. És ha már változás van, akkor miért ne olyan irányba változtassunk, ami hosszútávon az iroda digitalizációja felé mutat? Erről a “Használd ki a járványhelyzet előnyeit” című cikkünkben írtunk bővebben.
Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.
Ha hasznos volt neked ez az írás, akkor kérlek oszd meg a könyvelői Facebook csoportokban! Ne csak a rémhírek és a vírus terjedjen, hanem a segítség is. Ezt a linket másold be, és kérlek írd meg hozzá a véleményed: https://blog.adriana.hu/kikenyszeritett-digitalizacio/
Ha egy Facebook posztból jutottál el ide, akkor kérlek írd meg az a poszt alá a véleményed!
Köszönjük, hogy segítesz, hogy minél több könyvelőnek segíthessünk.
