Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.
Habár a gazdaság több területén változás, lassulás, esetleg leállás várható, a könyvelésben egyelőre úgy tűnik, hogy nem lesz teljes leállás. A béreket továbbra is számfejteni kell, hogy a munkavállalók fizetést kapjanak. A válsághelyzetbe került vállalkozók, akiket súlyosan érint a gazdaság lassulása sok esetben hozzád, a könyvelőjükhöz fordulnak segítségért, tanácsért. Minden bizonnyal továbbra is kell adót fizetni, így jelenleg azzal tervezhetünk, hogy a huszadikai áfa bevallásoknak a vírusos időszakban is el kell készülniük. Illetve a májusi mérlegekkel is jó lenne haladni.
Nézzük meg részletesebben az ügyfelekkel való személyes interakció csökkentésének lehetőségeit!
Mi történik a hétköznapokban? Minden nap néhány ügyfél besétál az irodádba, megbeszélt időpontra, vagy anélkül. Behozza a papír alapú bizonylatait: számlákat, bankszámla kivonatot, pénztárgép szalagokat, kézi számlákat, stb.
Ha már ott van, megkérdez néhány dolgot (ami tulajdonképpen a tanácsadás), illetve sok esetben elbeszélget a privát dolgairól, kicsit a fodrásznál megszokott jelleggel, hiszen a könyvelő pszichológus is. 🙂
A tanácsadást, illetve a beszélgetést lehet e-mailben, telefonon, esetleg videótelefonon (Skype, Facebook, Zoom, WhatsApp, Viber, stb.) intézni.
Az igazi kihívás a bizonylatok átadása.
Ezt a témát szeretnénk körüljárni ebben a bejegyzésben.
bizonylatok átadása – 0. szint
Gyors megoldás lehet egy iratátadó szekrény (postaláda) létesítése az irodán kívül, így egyszerűen lerakja a bizonylatait, és egy későbbi időpontban, akár néhány nappal később, kiveszed belőle. Természetesen ez csak akkor járható, ha ez a szekrény nem az utcán, vagy nem nyilvános helyen van, és biztonságban vannak benne a bizonylatok.
De mi van akkor ha a könyvelő kolléga, akinek a bizonylatokat fel kellene dolgoznia, nincs is az irodában? Neki is legyen egy postaládája, ahová elviszi valaki? Megoldhatónak tűnik, de kicsit múlt századi…
bizonylatok átadása – 1. szint
Mi lenne, ha az első postaládából, aki kiveszi a bizonylatokat, befotózza azokat, majd fájlmegosztó rendszeren keresztül (pl.: Google Drive, Dropbox, Box, Tresorit, stb.) továbbítja az otthon tartózkodó könyvelőknek?
Ők otthonról rögzítik a könyvelő programba, a papír alapú bizonylatok pedig az irodában maradnak. A fizikai papírok egy olyan mapparendszerbe lennének gyűjtve, ami megegyezik a fájlmegosztó rendszeren kialakított mapparendszerrel, így a későbbiekben lefűzhetők lesznek. Így elég csak egy embernek bemennie az irodába, és a többiek tudnak otthonról dolgozni.
bizonylatok átadása – 2. szint
Mi lenne, ha kihagynánk a fizikai postaládát, és egyből az ügyfél fotózná le, majd töltené fel a fájlmegosztó mapparendszerben neki nyitott mappába a bizonylatokat?
Ez ugyanaz, mint az 1. szint, csak az ügyfél végzi a fotózást.
bizonylatok átadása – 3. szint
Mi lenne, ha az ügyfél csak olyan dolgokat fotózna, ami nem áll rendelkezésére elektronikus formátumban?
- Kimenő (vevő) számlák: NAV XML formátumban lementhetők minden számlázóból. Ne fotózzon, küldje át az XML-t.
- Bankszámla történet: Minden bankból kivétel nélkül lementhető elektronikusan. Ne fotózza be az apró betűs kivonatot, helyette küldje át a számlatörténetet. PDF-ben vagy más táblázatos fájl formátumban.
- POS terminálok, csomagfutár utánvét listák: Elérhetőek elektronikusan. Küldje inkább azt, ne a homályos fotókat.
- Esetleg próbáljon megküzdeni az online pénztárgépével, és küldje el a kinyerhető napló fájlokat, ne a hosszú napi zárószalagokat fotózza.
A fentieknek a feldolgozására mind létezik már fotózás és szkennelés nélküli, pontos, automatizált megoldás.
Így gyakorlatilag csak a szállító számlák fotózása marad, de igazából az is csak nyárig, hiszen a NAV-tól lekérhetők lesznek a szállító számlák is elektronikusan.
Persze a kézi bizonylatok továbbra is megmaradnak. De lássuk be, hogy ezeknek a száma folyamatosan csökkenni fog, hiszen a NAV ebbe az irányba tereli a vállalkozásokat.
Mindez a gondolatmenet nem a vírus miatt jutott eszünkbe. Az innovatívabb irodák és az ügyfeleink nagy része már így működnek, a 3-as szinten.
bizonylatok átadása – 4. szint
Az ügyfelek ne egy fájlmegosztó rendszerbe töltsék fel a feldolgozásra átadott fájlokat, hanem egyből egy olyan rendszerbe ami képes automatizáltan feldolgozni azokat, és továbbítani a könyvelő programba. Ezen dolgozunk, az Adriana és a Cashbook közösen.
Ez a bejegyzés a “Könyvelés járványhelyzetben” cikksorozat része, amivel neked akarunk segíteni a járványhelyzet kezelésében. A többi bejegyzést ebben a témában itt találod.
Ha hasznos volt neked ez az írás, akkor kérlek oszd meg a könyvelői Facebook csoportokban! Ne csak a rémhírek és a vírus terjedjen, hanem a segítség is. Ezt a linket másold be, és kérlek írd meg hozzá a véleményed: https://blog.adriana.hu/a-konyvelesi-bizonylatok-aramlasa/
Ha egy Facebook posztból jutottál el ide, akkor kérlek írd meg az a poszt alá a véleményed!
Köszönjük, hogy segítesz, hogy minél több könyvelőnek segíthessünk.
