Gondolom a te praxisodban is előfordul, hogy az ügyfeleid olyan feladatokkal keresnek meg, amit ők a könyvelői feladatok részének gondolnak (vagy mások jelezték nekik, hogy ezt majd a könyvelő fogja tudni). Ilyen esetben a legritkább esetben gondolkodunk vállalkozói fejjel, pedig lehet, hogy a „csak egy kérdésem van” problémák megoldásából következő nyaralásunk árát finanszírozhatnánk.
Lássuk, mire figyeljünk és hogy oldjuk meg!
Hogyan lehet azonosítani a szerződésen kívüli munkát?
Minden ügyfélnél van egy megszokott rutin, egy havi feladatlista, amely mellett haladunk. Ennek ellenére nem mindig egyértelmű, hogy ügyfelünk olyan kéréssel talál meg bennünket, amely nem része a megállapodásunknak. Általánosságban pár kategória (magyarázattal), amire figyelnünk kell:
● Szolgáltatás-átalakítás: A megszokott feladatok kapcsán új ötlet vagy gyakorlat kialakítása, amivel akár egy új tevékenységbe is bevon téged. Pl.: szerződésed szerint nem vizsgálod és értelmezed a szerződéseit, de jelzi, hogy más könyvelők ezt is megcsinálják.
● Tanácskérés: Oké, itt is a szerződés a kiindulási pont, de legtöbbször rengeteg idő (és pénz) úszik el a tanácsadással. Ráadásul gyakran észre sem veszed, mennyi időt és energiát emészt fel.
● Nem tervezett változtatások: A könyvelői munka nem eredményorientált, ennek ellenére vannak olyan feladatok, amelyek mozgásteret biztosítanak. Ha ilyenbe fogunk érdemes az elején tisztázni, hogy mit és hányszor fogunk változtatni a megállapodott díjban. Külön érdemes figyelni az olyan ügyletekre, ahol több személy döntését is figyelembe kell venni.
● Változó határidők: Jelentős teher az egy-egy feladathoz kapcsolódó határidő módosítása. Terhet és anyagi veszteséget jelenthet, ha azonnal kell rendelkezésre állnunk, mint az, ha később merül fel az adott munka.
Oké, most amíg flowban vagyunk még pár ötlet, hogy szervezettebb legyen a tevékenységed:
● A kritikus feladatokhoz készíts feladatlistát: könnyebb ügyfélnek, könyvelőnek a kereteken belül maradni, ha ismerik azt,
● Legyen az általános kérdésekhez azonnal elérhető blogod, hírleveled, tudástárad
● Legalább évente értékeld az ügyfeleddel kötött megállapodást. Tuti, hogy változott a működése, eltolódtak az elvárások.
Hogy csináljuk jobban?
Lehet, hogy elsőre nem ez jut eszedbe, de a munkánk egyik legfontosabb eleme a kommunikáció. Úgy tudjuk jól könyvelni a gazdasági eseményeket, kideríteni az adózási pontokat, ha kérdezünk. Szerintem az sem lesz meglepő, hogy úgy lesz hatékonyabb a közös munka ügyfeleinkkel, ha válaszolunk. Azt pár gondolattal korábban már megbeszéltük, hogy ennek van hatékonyabb módja is annál, ha mindenkivel egyénileg átbeszéljük a problémáit. Szóval, ha belefutsz, csak egy gyors kérdés…, tudom, hogy erről korábban még nem beszéltünk…, örülnék neki, ha… kezdetű mondatokba ne a vércukorszinted menjen feljebb, hanem próbáld meg a következőket
1. Mutasd be a szolgáltatásaid, a szerződésed tartalmát
Maradjunk annyiban, hogy nem túl eredeti gondolat, hogy amire felkészülsz, azzal nem fognak meglepni. Írj pár blogbejegyzést, hírlevelet, vagy vegyél fel egy podcast adást arról, hogy mivel foglalkozik az irodád. Hol és hogy érhetnek el az ügyfeleid és mi az, ami nem része az alapszerződésnek. Legyen arról is bejegyzés, kőtábla, postagalamb, hogy ami különdíjas, hogy vehető igénybe és mennyibe kerül.
2. Kérdezzünk vissza
Oké, legyintesz, ettől még érkezni fognak a kéretlen feladatok. Természetesen igazad van, de erre is vannak megoldások, mutatom a legegyszerűbbet, a tisztázó kérdést. Ilyenkor az ügyféligényre elsőként egy sablon választ küldünk vissza, kb. ilyen tartalommal: “Köszönöm megkaptam a kérésed, örömmel segítek. A feladat pontos árazásához kérlek, add meg, hogy egyszeri kérésről van szó vagy építsük be a szerződés szerinti díjadba?”
3. Készíts sablonokat
A szerződésen felüli feladatokról beszélni ciki, arról, hogy ezt mennyiért és milyen határidőre vállaljuk méginkább. Lehet, egy megbízható, pontosan fizető ügyfél, vagy egy követelőző energiavámpír a plusz díjat elővezetni kívül esik a komfortzónán. Ezen segít, ha előre megírjuk, megíratjuk (helló chatgpt!) a sablon leveleket, szolgáltatás megrendelőket, megbízási szerződéseket, amivel könnyebbé tehetjük a folyamatokat.
A lényeg az, hogy magabiztosnak tűnj, nyugtázd a kérést és tájékoztasd az ügyfelet milyen feltételekkel vállalod a feladatot. Ja és fontos, ne gondoljuk azt, hogy az ügyfél ingyen munkát szeretne! Mindenképp jelezd, hogy a feladat milyen költségek mellett érhető el.
4. Pontosítsd a feltételeket
Ideális esetben minden szerződésen kívüli megkeresést olyan egyszerűen váltanánk bevételre, mint ahogy a fentiekben leírtam. A valóság ennél némiképp árnyaltabb. Valószínűleg az ügyfél – főként, ha hosszú éveken keresztül elvégeztünk mindent az alapárban – csodálkozik, nem érti, végső soron ellenáll a nyilvánvaló áremelésnek. Ilyenkor segít az, hogy a kérés teljesítésének feltételeit vázoljuk. Ehhez pár tipp:
● Határidők és árak kapcsolata: Minden alapszerződésen felüli szolgáltatás elvégzése időt jelent, amit érdemes már az elején meghatározni. Egyben jelezni, hogy ezek a határidők a megfelelő díjazás mellett biztosítottak. Ha az ügyfelünk nem szeretne ennyit rászánni, akkor a kapcsolódó szolgáltatást – alacsonyabb díjazás mellett – egy későbbi időpontra (vagy hosszabb elkészülési idővel) tudjuk vállalni. Ingyenes vállalási opció viszont ne legyen!
● Ajánlati szintek: Nem csak az elkészítés időtartamával, de sok esetben a szolgáltatás összetételével is érvelhetünk. Állítsunk össze többszintű opciókat az adott feladathoz, amiből az ügyfél kiválaszthatja, hogy pontosan mire van szüksége (pénze).
● Osszuk fel a szolgáltatás díját: Kezdő vállalkozások vagy olyan cégek, ahol a pénzáramlás nem megfelelő, nehezebben fizetnek ki egy nagyobb díjat Ilyen esetben segítség lehet, ha több hónapra elosztva is kifizethetik azt. Amikor havidíjas szolgáltatási szerződéssel működünk talán a legegyszerűbb ezeket beépíteni a könyvelési díjakba.
5. Dokumentum, dokumentum, dokumentum
Ugye a fentiek semmit nem érnek, ha nincs megfelelő szerződésünk, amelyben a feladataink és a hozzá kapcsolódó határidők nem szerepelnek. Ez mellett, ha sok szerződésen kívüli szolgáltatással dolgozunk érdemes fix megrendelési eszközöket kialakítani (talán egy google űrlap a legegyszerűbb). Meg természetesen a megrendeléseket – függetlenül azok formájától – igazoljuk vissza, ahogy a feladatelvégzéseket is.
Amin dühöngünk, pedig kereshetnénk vele
A túlterheltség könyvelői népbetegség. A fb csoportokban terjedő rémhírek, a bírsághegyek nem feltétlenül a szakmai hiányosságoknak köszönhetőek. A rosszul összeállított feladatkört nehéz jól árazni, ráadásul a digitalizált adóhatósági közegben gyorsabban csattan az ostor. Ráadásul ezek a helyzetek nem csak a jövedelmezőséget, de könyvelői hitelességünket is tönkreteheti. A szerződésen kívüli munkáról egyáltalán akkor beszélhetünk, ha van olyan szerződésünk, ami az elvállalt feladatainkat pontosan, a kapcsolódó feltételekkel együtt meghatározza. Ha ezt a pontot kipipáltuk, csak akkor foglalkozzunk a plusz kérésekhez kapcsolódó folyamatok szervezésével és pénzre váltásával.
